Nhập Chính Ngạch Thực Phẩm Chức Năng Cần Xin Giấy Gì? Hướng Dẫn Nhập Hàng Trung Quốc Từ A-Z

Thị trường thực phẩm chức năng tại Việt Nam đang tăng trưởng mạnh, kéo theo nhu cầu nhập hàng Trung Quốc ngày càng lớn nhờ nguồn cung đa dạng và chi phí cạnh tranh. Tuy nhiên, đây là nhóm hàng chịu sự quản lý chặt chẽ của cơ quan nhà nước liên quan đến chất lượng, an toàn thực phẩm và hồ sơ pháp lý. Chỉ cần thiếu một loại giấy phép hoặc khai báo sai quy định, doanh nghiệp có thể bị kéo dài thời gian thông quan, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu. Vậy nhập chính ngạch thực phẩm chức năng cần xin giấy gì, hồ sơ gồm những gì và quy trình thực hiện ra sao? Trong bài viết dưới đây, Ship Trung Việt sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm ủy thác nhập khẩu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí.

Các loại giấy phép bắt buộc khi nhập khẩu chính ngạch thực phẩm chức năng

Để một lô hàng thực phẩm chức năng có thể thông quan hợp pháp vào Việt Nam, doanh nghiệp không thể chỉ sử dụng các chứng từ thương mại thông thường. Bạn bắt buộc phải hoàn thiện các thủ tục pháp lý chuyên ngành trước khi hàng về đến cửa khẩu. Việc chuẩn bị thiếu bất kỳ một loại giấy phép nào dưới đây cũng sẽ khiến lô hàng bị tạm giữ, thậm chí là buộc phải tái xuất.

Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm (Bắt buộc số 1)

Đây được coi là "tờ giấy thông hành" quan trọng nhất do Cục An toàn thực phẩm (Bộ Y tế) cấp phép. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, thực phẩm bảo vệ sức khỏe và thực phẩm chức năng nhập khẩu bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký bản công bố sản phẩm trước khi lưu thông. Để xin được giấy này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm: Đơn đăng ký theo mẫu, phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm trong vòng 12 tháng (đầy đủ các chỉ tiêu an toàn), bằng chứng khoa học chứng minh công dụng sản phẩm và mẫu nhãn dịch thuật công chứng. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc dịch thuật và đối chiếu hàm lượng vi chất.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) và Chứng nhận GMP

Hai chứng từ này do cơ quan thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp và là điều kiện cần để nộp hồ sơ xin Bản công bố tại Việt Nam. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS - Certificate of Free Sale) chứng minh rằng sản phẩm đó đang được sản xuất và bán hợp pháp tại nước bản địa. Trong khi đó, Giấy chứng nhận Thực hành tốt sản xuất (GMP - Good Manufacturing Practice) là bằng chứng khẳng định nhà máy sản xuất đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn vệ sinh, quy trình máy móc an toàn. Nếu xưởng sản xuất nước ngoài không cung cấp được chứng nhận GMP hợp pháp, Bộ Y tế Việt Nam sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ công bố của doanh nghiệp.

Hồ sơ hải quan tiêu chuẩn cần chuẩn bị

Sau khi đã có đầy đủ các giấy phép chuyên ngành từ Bộ Y tế, doanh nghiệp mới tiến hành làm thủ tục thông quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu. Bộ hồ sơ hải quan bao gồm các chứng từ cốt lõi: Tờ khai hải quan nhập khẩu điện tử, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading). Ngoài ra, một chứng từ đặc biệt quan trọng là Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - C/O) nhằm giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc rõ ràng và áp dụng các dòng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại song phương.

Quy trình kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm tại cửa khẩu

Có được giấy công bố sản phẩm mới chỉ là điều kiện cần. Khi hàng cập cảng hoặc sân bay, lô hàng thực phẩm chức năng của bạn phải trải qua một bước kiểm tra chuyên ngành bắt buộc nữa: Kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm (VSATTP) đối với thực phẩm nhập khẩu.

Bước 1: Mở tờ khai và đăng ký kiểm tra chất lượng

Ngay khi hàng hóa cập bến và có thông báo hàng đến (Arrival Notice), người khai hải quan tiến hành truyền tờ khai điện tử lên hệ thống VNACCS. Song song với đó, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm lên Hệ thống thông tin một cửa quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại các cơ quan được Bộ Y tế chỉ định (ví dụ: Viện Kiểm nghiệm An toàn Vệ sinh Thực phẩm Quốc gia). Hồ sơ đăng ký cần đính kèm Bản công bố sản phẩm đã được phê duyệt trước đó để cơ quan kiểm tra đối chiếu chủng loại hàng hóa.

Bước 2: Lấy mẫu xét nghiệm thực tế và chờ chứng thư

Sau khi hồ sơ đăng ký được tiếp nhận, cơ quan kiểm tra sẽ cử cán bộ xuống trực tiếp khu vực bãi cảng hoặc kho bảo quản để tiến hành mở container và lấy mẫu ngẫu nhiên. Mẫu thực phẩm chức năng này sẽ được đưa về phòng thí nghiệm để phân tích các chỉ tiêu vi sinh, giới hạn kim loại nặng (chì, thủy ngân, cadmium) và các chất cấm. Thời gian chờ đợi kết quả xét nghiệm và cấp chứng thư hợp quy thường kéo dài từ 3 đến 7 ngày làm việc. Trong thời gian này, hàng hóa vẫn nằm dưới sự giám sát của hải quan và chưa được phép đưa ra thị trường.

Bước 3: Nộp kết quả hợp quy và thông quan hàng hóa

Khi nhận được giấy xác nhận thực phẩm đạt yêu cầu nhập khẩu từ cơ quan kiểm tra, doanh nghiệp lập tức truyền bổ sung chứng từ này lên hệ thống thông tin hải quan. Công chức hải quan sẽ kiểm tra lại toàn bộ tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu số lượng thực tế và tiến hành phê duyệt thông quan cho lô hàng. Lúc này, doanh nghiệp mới chính thức được giải phóng hàng hóa, bốc xếp container lên xe và chở về kho riêng để bắt đầu chiến dịch phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

Tại sao nhập hàng Trung Quốc ngách thực phẩm chức năng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro?

Trung Quốc sở hữu nguồn nguyên liệu dược liệu phong phú và các nhà máy gia công quy mô lớn với chi phí cực kỳ cạnh tranh. Tuy nhiên, việc nhập hàng Trung Quốc ở ngách thực phẩm chức năng được đánh giá là một trong những bài toán khó nhất đối với các nhà bán hàng Việt Nam do những rào cản kỹ thuật đặc thù.

Khó khăn trong việc thẩm định xưởng đạt chuẩn GMP thật sự

Thị trường sản xuất Trung Quốc vô cùng đa dạng nhưng cũng có không ít các xưởng nhỏ lẻ, cơ sở thương mại trung gian giả danh nhà máy lớn. Các đơn vị này thường cung cấp các giấy chứng nhận GMP hoặc chứng chỉ chất lượng được làm giả tinh vi hoặc đã hết hạn sử dụng. Khi doanh nghiệp mang bộ hồ sơ này nộp lên Cục An toàn thực phẩm Việt Nam, hệ thống kiểm tra liên thông sẽ phát hiện ra sự không trùng khớp và bác bỏ hồ sơ ngay lập tức. Việc thiếu kinh nghiệm thẩm định năng lực xưởng đầu nguồn tại Trung Quốc sẽ khiến doanh nghiệp mất trắng chi phí đặt cọc.

Nguy cơ bác bỏ C/O Form E và vấn đề truy thu thuế

Thuế nhập khẩu thông thường đối với các mặt hàng thực phẩm chức năng, vitamin thường rất cao (từ 15% đến 25%). Để tối ưu chi phí, các doanh nghiệp luôn cố gắng xin chứng nhận xuất xứ Form E từ Trung Quốc để được hưởng mức thuế ưu đãi đặc biệt 0%. Tuy nhiên, hải quan Việt Nam kiểm soát Form E của nhóm hàng TPCN vô cùng khắt khe. Chỉ cần một sai sót nhỏ như tên xưởng trên hóa đơn không khớp với Form E (lỗi bên thứ ba), sai lệch mã HS hoặc mô tả sản phẩm không rõ ràng, Form E sẽ bị bác bỏ và doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế với số tiền lên đến hàng trăm triệu đồng.

Quy định nghiêm ngặt về tem nhãn phụ (Label) tiếng Việt

Theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nhãn hàng hóa, sản phẩm thực phẩm chức năng nhập khẩu bắt buộc phải có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài kèm theo nhãn phụ bằng tiếng Việt dán chắc chắn trên bao bì trước khi thông quan. Nhãn phụ bắt buộc phải thể hiện đầy đủ: Thành phần định lượng, công dụng, đối tượng sử dụng, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo an toàn và thông tin đơn vị chịu trách nhiệm nhập khẩu. Việc dịch thuật sai thuật ngữ y khoa hoặc thiếu các câu cảnh báo bắt buộc (như "Sản phẩm này không phải là thuốc...") sẽ khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính và đình chỉ lô hàng tại cảng.

Giải pháp ủy thác nhập khẩu: Tối ưu chi phí, pháp lý và tỷ lệ thông quan 100%

Đứng trước ma trận thủ tục pháp lý phức tạp và những rủi ro chực chờ tại cửa khẩu, việc tự mình đứng tên nhập khẩu thực phẩm chức năng thường là quá sức đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đó là lý do vì sao dịch vụ ủy thác nhập khẩu chính ngạch đang trở thành chiếc phao cứu sinh toàn diện cho các nhà kinh doanh.

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu thực phẩm chức năng là gì?

Ủy thác nhập khẩu là hình thức thương mại mà trong đó doanh nghiệp của bạn (bên ủy thác) sẽ thuê một công ty logistics chuyên nghiệp như Ship Trung Việt (bên nhận ủy thác) để thay mặt bạn thực hiện toàn bộ quy trình mua bán quốc tế. Chúng tôi sẽ đứng tên pháp nhân trên tờ khai hải quan, trực tiếp đứng ra ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác Trung Quốc, thực hiện chuyển tiền thanh toán quốc tế, xử lý hồ sơ xin giấy phép Bộ Y tế và tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa tại cửa khẩu một cách hợp pháp.

Lợi ích "vàng" khi sử dụng dịch vụ ủy thác chuyên nghiệp

Khi chọn dịch vụ ủy thác tại Ship Trung Việt, bạn sẽ loại bỏ được hoàn toàn rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp không cần phải duy trì một đội ngũ nhân sự pháp chế tốn kém mà vẫn có được bộ hồ sơ công bố sản phẩm chuẩn chỉnh. Chúng tôi cam kết tối ưu hóa dòng thuế bằng việc kiểm tra tính hợp lệ của C/O Form E ngay từ đầu kho Trung Quốc, ngăn chặn tình trạng hàng bị lưu bãi chờ xét nghiệm quá lâu. Sau khi thông quan, Ship Trung Việt sẽ xuất trả hóa đơn VAT chính thống đầy đủ cho doanh nghiệp của bạn, đảm bảo nguồn hàng hợp pháp để đưa vào hệ thống nhà thuốc hoặc các sàn TMĐT.

Những tiêu chí lựa chọn đối tác ủy thác "chọn mặt gửi vàng"

Thực phẩm chức năng là mặt hàng nhạy cảm, vì vậy bạn tuyệt đối không được chọn các đơn vị vận chuyển tiểu ngạch hoặc các bên logistics thiếu kinh nghiệm. Một đối tác uy tín phải có hiểu biết sâu sắc về Luật Dược và các Thông tư của Bộ Y tế, có quy trình làm việc minh bạch và cam kết rõ ràng bằng hợp đồng. Ship Trung Việt tự hào là đơn vị sở hữu mạng lưới văn phòng, kho bãi chính chủ tại cả Trung Quốc và Việt Nam, với đội ngũ chuyên gia thông quan am hiểu tường tận ngách TPCN, cam kết mang lại tỷ lệ thông quan cao nhất cùng chính sách bảo hiểm hàng hóa an toàn tuyệt đối.

Bảng dự toán chi phí và thời gian xin giấy phép hoàn thiện

Để chiến dịch tung sản phẩm thực phẩm chức năng ra thị trường không bị vỡ kế hoạch, doanh nghiệp cần phải có một bảng dự toán chi tiết về mặt thời gian và tài chính ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Việc chủ quan trong dòng tiền hoặc thời gian sẽ khiến bạn rơi vào thế bị động.

Cần bao lâu để cầm trên tay Bản công bố sản phẩm?

Thời gian kiểm nghiệm mẫu thực tế tại các phòng thí nghiệm được chỉ định thường mất từ 7 đến 10 ngày làm việc. Sau khi có kết quả test mẫu, hồ sơ nộp lên Cục An toàn thực phẩm để thẩm định trực tuyến sẽ mất thêm từ 15 đến 20 ngày làm việc (nếu hồ sơ chuẩn chỉnh và không phải sửa đổi, bổ sung). Như vậy, tổng thời gian thực tế để doanh nghiệp cầm được Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm thường dao động từ 30 đến 45 ngày. Ship Trung Việt luôn khuyến nghị khách hàng triển khai bước này trước khi cho nhà máy Trung Quốc sản xuất hàng loạt.

Các khoản chi phí cố định và phí ngầm cần lưu ý

Doanh nghiệp cần hoạch định rõ các khoản chi phí bao gồm: Phí dịch thuật công chứng tài liệu kỹ thuật; phí kiểm nghiệm các chỉ tiêu an toàn tại Viện (tính theo số lượng chỉ tiêu test); phí nhà nước nộp hồ sơ công bố (1.500.000 VNĐ/sản phẩm); và phí đăng ký kiểm tra VSATTP khi hàng về cảng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần dự phòng một khoản ngân sách cho chi phí lưu kho bãi, cắm điện container lạnh (đối với mặt hàng viên nang dễ chảy nước) đề phòng trường hợp hệ thống hải quan gặp sự cố hoặc hàng hóa phải kiểm hóa luồng đỏ kéo dài.

CHÚNG TÔI ĐANG Ở ĐÂY ĐỂ GIÚP ĐỠ BẠN

• Tìm nguồn hàng Trung Quốc giá sỉ, order hàng Taobao, 1688, Alibaba... Ưu đãi 0% phí dịch vụ.
• Vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam uy tín với cước phí rẻ nhất. Thời gian vận chuyển chỉ mất 1-3 ngày

Với hơn 10 năm kinh nghiệm Order và vận chuyển hàng hóa Trung Quốc, nhân viên am hiểu tiếng Trung, thông thạo địa điểm như người bản địa. Hãy để đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ bạn. Liên hệ với chúng tôi qua:

Đăng ký tài khoản